Apa itu openKM?

Hai sobat Dunia IT ! bertemu lagi dengan saya Kautsar, dalam penulisan kali ini saya akan sharing mengentai apa itu openKM.

Langsung saja yuk kita ke pembahasan nya.

I. OpenKM

A. Definisi 

OpenKM adalah aplikasi document management berbasis web yang menggunakan standar dan teknologi open source. OpenKM menyediakan layanan penuh untuk document management termasuk version control dan file history, metadata, scanning, workflow, search, dan masih banyak lagi. OpenKM juga memungkinkan social activity di sekitar konten untuk digunakan untuk menghubungkan orang dengan orang, informasi dengan informasi, dan orang dengan informasi, membantu untuk me-manage dengan lebih efisien kumpulan intelligence dari sumber daya manusia dari perusahaan.

OpenKM mengintegrasikan semua document management yang bersifat esensial fungsi untuk kolaborasi dan advanced search ke dalam satu solusi yang mudah digunakan. OpenKM menyediakan one-stop solution dengan me-manage informasi baik yang bersifat structured maupun unstructured. 

OpenKM membangun repository yang highly valuable dari aset informasi milik perusahaan untuk memfasilitasi pembuatan knowledge dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis.

B. Fungsi yang dimiliki oleh OpenKM

• Collect

OpenKM dapat meng-capture informasi yang unstructured dari sumber digital apapun. Segala informasi yang dikumpulkan disimpan, dilihat, dan digunakan dalam satu workspace.

• Collaborate

OpenKM memungkinkan organisasi untuk mendistribusikan informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah dengan cara berbagi informasi dan berkolaborasi melalui shared folder, discussion thread, dan e-mail.

• Capitalize

OpenKM memungkinkan user untuk mengubah informasi menjadi intellectual capital yang berharga bagi organisasi. Sistem memiliki administration tools untuk mendefinisikan role, access control, level of document security, dan log aktivitas serta workflow management. 

Fitur ini didukung oleh fungsi search engine, thesaurus, security, administrasi, dan integrasi. 

• Architecture

Server : 

• Java 1.7 atau versi setelahnya.
• Apache Tomcat.
• Operating system: Unix, GNU/Linux and Windows. 
• Informasi dapat disimpan dalam file system atau DBMS. (Oracle, PostgreSQL, MySQL, MS SQL Server, etc.)

Advanced Configuration

• OpenKM additional instance dikonfigurasikan sebagai server mirror.

C. Arsitektur

Gambar 1. Diagram arsitektur OpenKM

• User Interface 

Aplikasi dapat diakses melalui browser. OpenKM menggunakan framework web 2.0 berdasarkan GWT (Google Web Toolkit). Selain itu, tersedia juga user interface untuk mobile device.

• API

OpenKM mengimplementasikan protokol CMIS (Content Management Interoperability Services). OpenKM juga mengekspos API lengkap melalui Webservices (SOAP) dan REST dapat digunakan sebagai poin integrasi dengan aplikasi third party.

• Security Layer

Menggunakan Spring Security, yang melakukan sentralisasi manajemen akses yang diizinkan bagi user berdasarkan hak aksesnya, Proses otentifikasi dapat dilakukan dengan menggunakan CAS, LDAP, atau melalui database dimana user telah terdaftar.

• Core 

Core dari OpenKM melakukan sentralisasi dan implementasi manajemen dan processing logic dari tipe obyek berbeda yang ada di repository. 

• Workflow Engine

Arsitektur Java EE dari OpenKM memungkinkan untuk bekerja dan terhubung dengan workflow engine lain secara transparan.

• Strorage 

OpenKM menggunakan Hibernate untuk mapping data menggunakan OMR (Object Relation mapping) dan support relational database yang berbeda-beda. Berkat arsitektur Java EE, user dapat membuat DataStore yang spesifik.

• Search Engine 

OpenKM menggunakan search engine Lucene. Setiap obyek baik itu binary maupun tidak, terindeks oleh search engine. Sebelum diproses oleh Lucene, dokumen dianalisis oleh text extractor. Hasil dari search engine di-filter oleh SecurityManager sehingga user hanya dapat mengakses informasi yang ia berhak atasnya.

• Catalog & Metadata

Barcodes Engine memungkinkan untuk mengidentifikasi dan membaca barcode pada dokumen. Scripting - Shell Bean - dikombinasikan dengan events system, smart tasks, task scheduler, dan report memungkinkan untuk merencanakan, mengimplemetasi, dan mengontrol proses capturing metadata secara otomatis dan transparan.

• Antivirus

OpenKM dapat diintegrasikan dengan kebanyakan antivirus. Seluruh obyek binary dicakup oleh antivirus engine.

• Statistics & Reports

Informasi yang dihasilkan dari sini dapat membantu pengambilan keputusan untuk mendapatkan nilai yang optimum dan mengatisipasi masalah yang dapat muncul di masa depan.

D. Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan :  

• Saving

OpenKM bersifat open source dengan professional support yang memiliki licensing scheme yang fleksibel dan harga yang bersaing.

• Integration

Solusi terintegrasi yang dapat meng-capture dan mengorganisir berbagai tipe informasi dari dokumen kertas, text file, email, office tools, gambar, dan suara.

• Ease of Use 

Instalasi tanpa menggunakan client software, akses ke cloud melalui browser, dan support IPhone dan Android. 

• Security

Tiap user atau grup dapat mengontrol informasi yang ingin dijadikan public dan membuat "smart folders" dengan properti yang dapat dikonfigurasi. OpenKM juga memiliki built-in antivirus.

• Productivity 

Mendukung penerapan saling berbagi informasi antar user.

• Optimization 

OpenKM memiliki tools untuk mengevaluasi dan melakukan audit terhadap behavior dari user atau grup, maupun penggunaan dokumen.

• Innovation 

Mendukung pengembangan intellectual capital dari organisasi, kolaborasi, dan penggunaan kembali resource yang sudah ada.

Kerugian : 

Karena OpenKM merupakan KMS/DMS yang bersifat open source, maka kekurangan yang dimiliki antara lain : 

• Kapabilitas dan reliabilitas yang lebih terbatas jika dibandingkan dengan KMS/DMS yang bersifat proprietary. 
• Support untuk sistem open source pada umumnya kalah baik dibandingkan dengan support yang diberikan oleh sistem yang bersifat proprietary.